Канцелярія
Канцелярія є самостійним структурним підрозділом університету, створюється і ліквідується наказом ректора. Канцелярія підпорядковується безпосередньо ректору університету.
Канцелярію очолює завідувач, який призначається і звільняється з посади наказом ректора університету.
Основна задача канцелярії - забезпечення чіткої організації діловодства в університеті відповідно до основних положень Єдиної державної системи діловодства, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163:2020), Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, інструкцією з організації та ведення діловодства в університеті.
Канцелярія виконує наступні функції:
• забезпечення чіткої організації діловодства в університеті ;
• встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в університеті;
• постійне удосконалення форм і методів роботи з документами, які проходять через канцелярію університету; скорочення документообігу, пошуки уніфікації форм документів;
• розроблення і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення роботи з документами в університеті та його структурних підрозділах;
• забезпечення своєчасної реєстрації, обліку і передачі структурним підрозділам університету документів, у тому числі наказів та розпоряджень ректора і проректорів;
• отримання, реєстрація, облік, збереження і передача у відповідні структурні підрозділи документів, що надійшли електронною поштою;
• здійснення контролю за якістю підготовки і оформлення документів відповідно до норм діловодства (вхідних, внутрішніх і вихідних), що подаються на розгляд та підпис ректору і проректорам;
• здійснення реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції поштовим зв’язком, електронною поштою, факсом;
• впровадження державних стандартів, уніфікованих форм документації та інших нормативів, що стосуються ведення діловодства;
• розробка інструкцій з діловодства в університеті та їх впровадження;
• забезпечення формування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ університету та підготовка справ до передавання в архів;
• складання зведеної номенклатуру справ університету, своєчасне затвердження та доведення її до структурних підрозділів.
